Pengenalan Microsoft Excel Bagi Pemula

Berikut ini akan dibahas mengenai program Microsoft Excel untuk pemula. Dalam artikel ini akan dijelaskan langkah demi langkah dilengkapi gambar-gambar pendukung. So, jika anda merasa kemampuan Excel anda masih cupu dan katrok, maka artikel ini sangat cocok sekali buat anda. Melainkan jika anda merasa sudah super jenius dalam excel maka silakan klik saja iklan2 saya yang ada di blog ini :))

Excel termasuk program spreadsheet atau program pengolah angka. Karena itu untuk mempermudah pengolahan datanya, lembar kerja Excel bentuknya berlajur dan terdiri dari baris (65536 baris) dan kolom (256 kolom). Seperti nampak dalam gambar berikut ini :

Mengolah Sheet di Excel, Pengenalan Microsoft Excel Bagi Pemula

Dalam sebuah file Excel, kita bisa memiliki beberapa lembar kerja (sheet). Lembar kerja tersebut bisa ditambah atau disisipi lembar kerja baru (Insert), dihapus (Delete), diganti namanya (Rename) dan dipindah atau disalin (move or copy). Cara melakukannya dengan cara klik kanan lembar kerja (sheet), seperti nampak pada gambar berikut ini :

Atau dengan cara :

1. Untuk menyisipkan lembar kerja baru pilih menu Insert - Worksheet
2. Untuk mengganti nama lembar kerja pilih menu Format - Sheet - Rename.
3. Untuk menghapus lembar kerja pilih menu Edit - Delete Sheet.
4. Untuk memindah atau menyalin lembar kerja pilih menu Edit - Move or Copy Sheet. Maka akan ditampilkan kotak dialog seperti gambar berikut ini :

Jika ingin menyalin lembar kerja check box Create a Copy harus diaktifkan. To Book berarti lembar kerja aktif akan dipindah atau disalin ke buku atau file yang lainnya (dapat dipilih pada drop down menu). Before sheet berarti dipindah atau disalin sebelumlembar kerja yang lainnya (pilih sheet yang diinginkan). Akhiri dengan OK.

Macam Data, Pengenalan Microsoft Excel Bagi Pemula

Excel membedakan data menjadi 2 macam, yaitu :

1. Value, adalah data yang bisa digunakan untuk operasi matematis, antara lain : angka, rumus, formula dan fungsi (function). Jika menulis data Value, jangan diawali tanda atau simbol apapun. Misalnya : diawali huruf, tanda baca, spasi dan tanda khusus lainnya (' "" < > * ^, dll). Sedangkan untuk penulisan rumus dan fungsi harus diawali dengan '=' (sama dengan).
2. Label, adalah data yang tidak bisa digunakan untuk operasi matematis, seperti huruf, angka atau karakter yang diawali oleh tanda baca (' " ^ / spasi, dll).

Format Number, Pengenalan Microsoft Excel Bagi Pemula

Excel adalah program paket pengolah angka dan tabel. Sebab itu program ini dilengkapi dengan berbagai perintah dan menu yang digunakan untuk mengolah, mengubah bentuk tampilan angka dan membuat tabel. Berikut ini adalah perintah untuk membuat tabel dan mengubah tampilan angka : Pilih menu Format - Cells, maka akan ditampilkan kotak dialog seperti gambar berikut ini :

Dalam kotak dialog tersebut ada 6 pilihan tab, yaitu :

1. Number

Berisi beberapa pilihan untuk mengubah tampilan angka, antara lain :

1. General : Penulisan angka biasa tanpa format khusus.
2. Number : Penulisan angka dengan pengaturan jumlah digit desimal (Desimal Places), pemisah ribuan (Use 1000 separator) dan bentuk penulisan bilangan negatif (Negative Numbers). Atau dapat juga menggunakan Toolbar Formatting :
   Comma Style untuk pemakaian pemisah ribuan.
   Increase Decimal untuk menambah digit desimal.
   Decrease Decimal untuk mengurangi digit desimal.
   
3. Currency : Penulisan angka dengan penambahan simbol mata uang.
4. Accounting : Penulisan angka dengan penambahan simbol mata uang dan pemisah ribuan.
5. Date : Macam-macam bentuk penulisan tanggal.
6. Time : Macam-macam bentuk penulisan jam.
7. Percentage : Penulisan angka dalam persen (%).
8. Fraction : Penulisan angka pecahan.
9. Scientific : Penulisan angka eksponensial (pangkat).
10. Text : Penulisan angka berbentuk teks.
11. Special : Penulisan angka untuk database (kode area, nomor telepon, dll).
12. Custom : Penulisan angka dengan format yang bisa diatur sendiri.

2. Alignment

Berisi perintah-perintah antara lain :

1. Text Alignment, untuk mengatur teks secara horizontal (rata normal, kanan, kiri, tengah, memenuhi sel, rata penuh atau diantara beberapa sel) atau vertikal (rata terhadap batas atas sel, tengah, bawah atau rata penuh).
2. Text Control, untuk mengatur pelipatan teks (wrap text), pengisian penuh/penyusutan teks (shrink to fit) dan pengabunggan sel-sel (merge cells).
3. Orientation, untuk mengatur orientasi atau bentuk tegak teks terhadap sumbu X; atau derajat perputaran teks terhadap garis horizontal.

3. Font

Untuk mengatur pemakaian teks : jenis huruf (font), bentuk huruf (font style), ukuran huruf (size), warna (color), garis bawah (underline) dan efek teks (effects).

4. Format Border

Digunakan untuk membuat bingkai atau garis pada tabel yang dibuat.

5. Pattern

Berisi perintah-perintah untuk memberi warna atau pola arsir pada sel.

6. Protection

Untuk mengaktifkan kondisi lembar kerja yang diproteksi atau disembunyikan.

Pengolahan Data, Pengenalan Microsoft Excel Bagi Pemula

Data berupa angka dapat diproses atau diolah, misalnya menjumlahkannya yaitu dengan menggunakan rumus (formula) atau dengan fungsi (function). Agar terjadi perubahan otomatis pada hasil pengolahannya setiap kali ada perubahan data, sebaiknya rumus atau fungsi ditulis alamat selnya.

Misalnya : kita akan menjumlahkan angka 4,5,6 dan 7 yang terdpat pada sel berturut-turut B1, B2, B3 dan B4. Rumusnya adalah sebagai berikut :

= B1 + B2 + B3 + B4

Atau jika menggunakan fungsi, ditulis demikian :

= SUM(B1:B4)

PERHATIAN : Penulisan rumus atau fungsi harus diawali dengan tanda '=' (sama dengan). Tanda ':' (titik dua) artinya sampai. Untuk contoh di atas B1:B4 berarti sel B1 sampai sel B4.

Berikut ini adalah fungsi statistik yang sering digunakan :

=SUM(Alamat sel)	:	menjumlahkan isi sel
=MIN(Alamat sel)	:	mencari angka terendah
=MAX(Alamat sel)	:	mencari angka tertinggi
=AVERAGE(Alamat sel)	:	mencari rata-rata
=COUNT(Alamat sel numerik)	:	mencari banyaknya sel yang berisi angka

Copy & Fill Series, Pengenalan Microsoft Excel Bagi Pemula

Copy atau menyalin isi sel dapat dilakukan dengan 2 cara, yaitu :

1. Dengan fasilitas Clipboard : Copy, Paste pada toolbar Standard.
2. Dengan fasilitas Autofill : letakkan pointer mouse di sudut kanan bawah pointer worksheet hingga pointer mouse berbentuk plus hitam (fill handle) lalu drag sesuai yang diminta. Perhatikan gambar berikut :

Untuk membuat data berurutan dapat digunakan 2 cara :

1. Dengan fasilitas Autofill.
2. Dengan menu Edit - Fill - Series.

Address Cell, Pengenalan Microsoft Excel Bagi Pemula

Jika suatu rumus, misalnya =A1*B1 di-copy dari C1 sampai C10, maka alamat barisnya akan berubah menjadi =A2*B2, =A3*B3, dst. Demikian pula bila rumus tersebut di-copy dari C1 sampai H1, maka alamat kolomnya akan berubah menjadi =B1*C1, =C1*D1, dst. Agar alamat sel data tidak berubah, harus ada 'simbol' yang berfungsi untuk mengikat alamat sel tersebut.

Tanda '$' berfungsi untuk mengunci atau menjadikan suatu alamat sel tetap tidak berubah.

Berikut ini adalah macam-macam bentuk penulisan Address Cell atau alamat sel :

a.	Alamat sel Relatif	:	Alamat sel yang berubah-ubah baik kolom maupun barisnya
	Contoh Penulisan	:	A1 -> Alamat kolom (A) dan barisnya (1) relatif atau berubah bila di-copy ke alamat sel yang lain.
b.	Alamat sel Semi Absolut	:	Alamat sel yang tetap kolom maupun barisnya
	Contoh Penulisan	:	$A1 -> Alamat kolom (A) absolut atau tetap, dan alamat barisnya (1) relatif atau berubah bila di-copy ke alamat sel yang lain.
c.	Alamat sel Absolut	:	Alamat sel yang tetap tidak berubah.
	Contoh Penulisan	:	$A$1 -> Alamat kolom (A) dan baris (1) absolut atau tetap bila di-copy ke alamat sel yang lain.

Read More »

Add Comment

Lintang Ayu Tutorial Microsoft Excel

Memanfaatkan Mail Merge Word dan Excel

Mail Merge Word dan Excel membuat Dokumen dalam Jumlah Banyak Jadi Lebih Mudah dan Cepat

Pernahkah anda menerima pekerjaan untuk membuat surat atau dokumen di Word dengan format tulisan yang sama, tapi dialamatkan atau dibuat masing-masing untuk tujuan yang berbeda-beda yang jumlahnya banyak? Sama seperti membuat surat massal dengan mengganti alamat si penerima surat (Kepada Yth........... , namun dalam jumlah yang banyak ?

Bila dilakukan secara manual dengan cara mengandalkan fasilitas Word standard seperti : Cut, Copy, Paste, Find and Replace, ataupun Save As. Dan apa dampaknya ? Punggung jadi terasa pegal dan sakit karena terlalu lama duduk mengetik di depan laptop atau komputer. Benar-benar cukup merepotkan dan melelahkan.

Pernahkah kepikiran untuk mencari alternatif cara yang lebih mudah dan cepat ?

Yap, tentu saja saya pasti kepikiran, anda juga sama, ‘kan?Nah, dalam usaha pencarian tersebut, baik dari buku, tutorial, ataupun dari surfing di internet, akhirnya saya mengetahui jika ternyata ada fasilitas Mail Merge di Microsoft Word yang bisa dimanfaatkan untuk menjawab pertanyaan tersebut.

Apalagi yang sebenarnya ingin saya coba cari tahu adalah bagaimana cara mengkoneksikan atau menghubungkan data-data cell yang ada di Excel dengan tulisan yang kita buat di Word? Dan tak disangka, fungsi Mail Merge di Word ternyata juga bisa melakukan hal yang demikian. Karena saya juga masih dalam tahap belajar untuk memahami Office, khususnya Office 2007, maka lewat blog inilah, saya ingin coba berbagi ilmu tentang Mail Merge kepada anda-anda sekalian.

Mail Merge antara Dokumen Word dengan Excel

Sebenarnya fasilitas Mail Merge pada Microsoft Word memiliki beberapa fungsi dan kegunaan. Salah satunya adalah untuk menghubungkan data-data dokumen pada Word dengan data dokumen yang ada di Excel. Secara sederhana maksudnya adalah, data-data yang ditulis dalam bentuk list/kolom di Excel akan berfungsi sebagai sumber data para “penerima surat” (Recipients) atau database-nya, yang nantinya akan ditempatkan pada tulisan di dokumen Word sebagai alamat surat, dimana tulisan-nya tadi berfungsi sebagai “format surat”-nya (Letters). Paham aja kan maksud saya ini?!

Ketika saya surfing di internet, kebetulan saya menemukan 1 artikel berformat .pdf berbahasa Inggris yang menjelaskan secara singkat langkah-langkah tentang Mail Merge di Microsoft Word 2007, yang berkaitan dengan sumber data (data source) di Excel 2007. Berikut petikan artikelnya :

Mail Merge in Microsoft Word 2007

This hands-on course, designed for people who have a basic understanding of Microsoft Windows and Microsoft Office, will provide you with step-by-step instructions on how to perform a Mail Merge in Word 2007. Participants will learn how to merge recipients from a data source, such as Excel 2007, in to a letter, adding and modifying any fields or text as necessary, then printing the merged document.

Begin with the Mailings Tab in the Ribbon of Microsoft Word 2007.

Click the Start Mail Merge button

Select the Step by Step Mail Merge Wizard link

Step 1: Types of Documents

Select Letters

Step 2: Selecting a Document

Select Start from Existing Document
Browse to a Word 2007 .docx

Step 3: Selecting Recipients

Select Use an Existing List

Browse to an Excel 2007 .xlsx

In the first pop-up window, select the appropriate Worksheet and Column Headers, if necessary In the next pop-up window, select the appropriate Recipients, if necessary

Step 4: Modifying the Document

Adding an Address Block

Using Insert Field

Step 5: Previewing the Merge

Click through any recipients, if needed

Step 6: Completing the Merge

Compile a whole document, modifying any text as needed
Print the whole document, or selected recipients

Video Tutorial Sederhana Mail Merge Word dan Excel

Jika saya jelaskan lagi disini secara lebih detail dalam bahasa Indonesia, langkah-langkah bagaimana penggunaan Mail Merge antara Word dan Excel, serta menampilkan contoh kasus penerapannya? Maka posting saya ini akan sangat panjang sekali. Oleh karena itu, sebagai solusinya, saya ganti aja dengan membuatkan video tutorial-nya langsung beserta contoh kasus penerapannya secara sederhana untuk rekan-rekan sekalian.

Video Tutorial ini saya buat dengan format .wmv (Windows Media Video) dengan durasi sekitar 7 menit 12 detik dengan kapasitas 12 MB, dengan kualitas tampilan cukup baik dan tanpa suara (no sound). Iya, tanpa ada suara, baik suara latar ataupun suara si pengajarnya (Tutor). Karena untuk membikin video ini, saya cuma menggunakan aplikasi Community Clips sebagai media recording video screen capture-nya, dan aplikasi Demo Helper 2.1 untuk media penunjuk/spidol merah dan pembesaran layar-nya (zoom), tidak ada pake aplikasi lain untuk merekam suara saya. (Mohon maaf ya?!) Tapi semoga, tampilan di dalam video tutorial ini bisa cukup jelas dan bisa dipahami oleh rekan-rekan sekalian yang menontonnya.

Nah, bagi rekan-rekan yang ingin mempelajari, melihat, dan ingin memiliki video tutorial Mail Merge (tanpa suara) bikinan saya yang sederhana ini, silahkan anda download gratis lewat link di bawah ini :

Link Download : Tutorial Mail Merge Word_Excel.wmv

PENUTUP

Sebenarnya Mail Merge tidak cuma hanya digunakan untuk dokumen Word berupa format surat, amplop, atau label saja. Tapi, jika kita bisa paham dan mengerti dengan prinsip dan jalan kerjanya Mail Merge tersebut, maka sebenarnya kita bisa menggunakannya untuk diterapkan pada berbagai format dokumen Word lainnya yang memerlukan hubungan dengan database Excel untuk mempermudah dan mempercepat pekerjaan kita tersebut. Tentu saja, hal ini perlu ke-jeli-an dan ke-kreatif-an kita untuk bisa memanfaatkannya dengan baik dan tepat.

Semoga setelah membaca posting saya diatas, serta melihat dan mempelajari video tutorial tersebut, rekan-rekan sekalian bisa paham dan bisa menerapkannya langsung dalam kehidupan sehari-hari. Amin…

Read More »

Add Comment

Lintang Ayu Tutorial Microsoft Excel, Tutorial Microsoft Word